Datenschutzerklärung
soraviental - Ihr Partner für Budget-Genehmigungs-Workflows
Gültig ab: 01. Februar 2025
1 Verantwortliche Stelle
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
soraviental
Telefon: +49 7141 9475645
E-Mail: contact@soraviental.com
Datenschutzbeauftragte: datenschutz@soraviental.com
2 Art und Zweck der Datenverarbeitung
Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen. Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:
- Bereitstellung und Optimierung unserer Budget-Management-Software
- Kommunikation mit Kunden und Interessenten
- Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen
- Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen
- Verbesserung der Benutzererfahrung durch anonyme Nutzungsstatistiken
3 Kategorien verarbeiteter Daten
Folgende Kategorien personenbezogener Daten können von uns verarbeitet werden:
- Stammdaten: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
- Vertragsdaten: Vertragsgegenstand, Laufzeit, Kundenkategorie
- Zahlungsdaten: Bankverbindung, Zahlungshistorie (verschlüsselt gespeichert)
- Nutzungsdaten: IP-Adresse, Browser-Informationen, Zugriffszeiten
- Inhaltsdaten: Eingaben in Kontaktformularen, Support-Anfragen
4 Rechtsgrundlagen der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO
Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO
Verarbeitung zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO
Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO
Verarbeitung mit ausdrücklicher Einwilligung
5 Datenspeicherung und -löschung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist:
- Vertragsdaten: Dauer des Vertragsverhältnisses plus gesetzliche Aufbewahrungsfristen (i.d.R. 10 Jahre)
- Kommunikationsdaten: 3 Jahre nach letztem Kontakt
- Nutzungsdaten: 90 Tage (sofern nicht vertraglich längere Speicherung erforderlich)
- Marketing-Einwilligungen: Bis zum Widerruf oder 2 Jahre Inaktivität
Automatische Löschung
Unsere Systeme führen regelmäßige Löschläufe durch. Daten werden automatisch gelöscht, sobald die Speicherfrist abläuft und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
6 Ihre Rechte als betroffene Person
Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu:
Auskunftsrecht (Art. 15)
Sie können Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten verlangen
Berichtigungsrecht (Art. 16)
Unrichtige Daten können Sie jederzeit korrigieren lassen
Löschungsrecht (Art. 17)
Sie können die Löschung Ihrer Daten unter bestimmten Voraussetzungen verlangen
Widerspruchsrecht (Art. 21)
Der Verarbeitung können Sie aus besonderen Gründen widersprechen
So können Sie Ihre Rechte ausüben:
- E-Mail an: datenschutz@soraviental.com
- Schriftlich an unsere Geschäftsadresse
- Über das Kontaktformular auf unserer Website
- Telefonisch während der Geschäitszeiten
7 Technische und organisatorische Maßnahmen
Wir setzen umfassende Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein:
- Verschlüsselung: SSL/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
- Zugriffskontrolle: Strenge Berechtigungskonzepte und regelmäßige Überprüfungen
- Firewall-Systeme: Mehrschichtiger Schutz vor unbefugten Zugriffen
- Backup-Systeme: Regelmäßige, verschlüsselte Datensicherungen
- Mitarbeiterschulung: Kontinuierliche Weiterbildung zum Datenschutz
- Incident Response: Etablierte Prozesse für den Umgang mit Sicherheitsvorfällen
8 Datenweitergabe und Drittanbieter
Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur in folgenden Fällen:
- Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung
- Zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen (z.B. Zahlungsdienstleister)
- Aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen (z.B. an Steuerbehörden)
- An spezialisierte IT-Dienstleister mit Auftragsverarbeitungsverträgen
Auftragsverarbeiter
Externe Dienstleister, die in unserem Auftrag personenbezogene Daten verarbeiten, sind vertraglich verpflichtet, die DSGVO einzuhalten. Wir führen regelmäßige Kontrollen durch.
9 Internationale Datenübertragungen
Grundsätzlich verarbeiten wir Ihre Daten innerhalb der Europäischen Union. In Ausnahmefällen kann eine Übertragung in Drittländer erforderlich sein:
- Nur bei Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission oder geeigneten Garantien
- Verwendung von EU-Standardvertragsklauseln
- Zertifizierung nach anerkannten Standards (z.B. Privacy Shield-Nachfolgeregelungen)
- Ausnahmen nur in gesetzlich vorgesehenen Fällen
10 Beschwerderecht und Kontakt
Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde über unsere Datenverarbeitung zu beschweren:
Hessischer Beauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit
65021 Wiesbaden
Telefon: +49 611 1408-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wenden Sie sich gerne an uns:
- E-Mail: datenschutz@soraviental.com
- Telefon: +49 7141 9475645 (Mo-Fr, 9:00-17:00 Uhr)
- Post: soraviental, z.Hd. Datenschutzbeauftragter, Urseler Weg 27, 60437 Frankfurt am Main
11 Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung kann bei Änderungen unserer Datenverarbeitung oder aufgrund rechtlicher Anforderungen angepasst werden. Die aktuelle Version finden Sie stets auf unserer Website.
Benachrichtigung bei wesentlichen Änderungen
Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie per E-Mail oder durch einen deutlichen Hinweis auf unserer Website. Die Nutzung unserer Dienste nach einer Änderung gilt als Zustimmung zur neuen Datenschutzerklärung.